Richtig abschalten – Milliarden Verluste durch müde Mitarbeitende

Berufstätige, die nach der Arbeit nicht abschalten können, schlafen schlecht ein oder wachen nachts immer wieder auf. Die Erholungsfähigkeit sinkt und damit auch die Leistungsfähigkeit. Fehler nehmen zu, längeres Arbeiten ist notwendig und damit setzt eine Abwärtsspirale ein. Sieben bis acht Stunden Schlaf sind laut Forscher notwendig, um zu regenerieren. Die Frage ist, wie können Unternehmen ihre Fehlzeitenquote reduzieren, um Produktivitätsverluste zu vermeiden?

Laut der amerikanischen Rand Corporation entsteht dadurch ein volkswirtschaftlicher Verlust von etwa 60 Milliarden Euro im Jahr.

Einflussfaktoren für Schlafstörungen können sein:

Weitere Ursachen sind die Arbeitsbedingungen. Die häufigsten Faktoren für Schlafstörungen und Schlafmangel sind:

    • Früher Arbeitsbeginn
    • Arbeiten an der Grenze der eigenen Leistungsfähigkeit
    • Starker Termin- und Leistungsdruck
    • Häufige Überstunden
    • Nacht- und Wechselschichten
    • Erreichbarkeit nach Feierabend

Das können Arbeitgeber tun, um die Einflussfaktoren im Arbeitsalltag zu reduzieren und damit die Erholungsfähigkeit zu verbessern?

Diese 6 Tipps bringen Entlastung für die Mitarbeitenden, um Fehlzeiten zu reduzieren:

1.  Pausen

Laut Experten liegt die Zeitspanne, in der sich die Konzentration eines Menschen gleichbleibend halten kann, zwischen 4 und 6 Stunden. Regelmäßige Pausen (ob Frühstück oder Mittag) bringen Erholung und frische Energie. Ebenso sollten 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen liegen. Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und mit gutem Beispiel vorangehen.

Weitere Infos zu Bildschirmpausen finden Sie im Blogbeitrag hier.

2. Flexible Arbeitszeiten

Dort, wo es möglich ist, sollten flexible Arbeitsmodelle umgesetzt werden. Arbeitszeiten können so dem persönlichen Leistungshoch angepasst werden und unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

3. Arbeitsalltag optimieren

In zeitlichen Abständen kann es nutzbringend sein, die vorhandenen Teamstrukturen zu hinterfragen und zu optimieren. Hierzu bieten sich regelmäßige Mitarbeiter:innen Befragungen an. Fragestellungen zu Arbeitsaufgaben und Arbeitsorganisation finden sich in der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen.

4. Homeoffice ermöglichen

In den letzten beiden Jahren in der Pandemie hat sich gezeigt, Homeoffice ist – meist – problemlos möglich. Wenn die Möglichkeit besteht, sollte es angeboten werden. Von dieser Regelung profitieren vor allem die Pendler.

5. Ergonomie am Arbeitsplatz

Muskel- und Skeletterkrankungen stehen an erster Stelle bei den Fehlzeiten. Die ergonomische Einrichtung der Arbeitsplätze ist daher wichtig. Es ist sinnvoll, die Mitarbeiter:innen mit in die Gestaltung einzubeziehen. Weitere Aspekte sind der Lärmschutz und Beleuchtung. Zu dem wäre zu überlegen, für die Mitarbeitenden eine regelmäßige „bewegte Pause“ einzuführen. Auch Krankenkassen bieten hierzu (meist) kostenfreie Angebote an. 

6. Erreichbarkeit kanalisieren

Bei Abwesenheit können Telefone auf die Zentrale oder Kolleg:innen umgestellt werden anstatt auf das Diensthandy. Das E-Mail Postfach kann so eingestellt werden, dass eingehende Nachrichten gesammelt und nur einmal pro Stunde angezeigt werden. Weiterhin können Absprachen über die Beantwortung von E-Mails und ihre Dringlichkeit getroffen werden.

Diese Tipps unterstützen die Mitarbeitenden, sodass die Abwesenheitsquote, die häufig zu Produktivitätsverlusten im Unternehmen führen, langfristig gesenkt werden können.

Zähne zusammenbeißen und durch?

Es ist Herbst 2021 und wir steuern auf den nächsten „Pandemie Winter“ zu. Nachdem wir uns im Sommer in Sicherheit wähnten, schnellen die Zahlen wieder nach oben. Die Belastungen für die Mitarbeiter*innen steigen und die Dauer der Fehltage aufgrund von psychischen Erkrankungen erreichen Höchststände. Unternehmen stehen in der Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen zu erhalten.

Fehlzeiten steigen

Längere Arbeitsunfähigkeitszeiten in der Pandemie

Unter den 15,6 Millionen AOK-Mitgliedern zeigt sich, dass der Krankenstand insgesamt gesunken ist, im Vergleich zu vor der Pandemie. Allerdings fielen die Ausfallzeiten deutlich länger aus. So fehlten Mitarbeiter*innen in der Pandemie aufgrund von psychischen Erkrankungen im Schnitt vier Tage länger. 1

Laut DAK Gesundheitsreport sind die Fehltage aufgrund von psychischen Erkrankungen in den letzten in den letzten 10 Jahre deutlich um 56 Prozent gestiegen.2

Nach der Pandemie wird ein weiterer deutlicher Anstieg erwartet. Die Auslöser für psychische Erkrankungen sind vielfältig und lassen sich schwer eingrenzen. Welche Faktoren tragen zum hohen Anstieg bei?

Entgrenzung der Arbeit

Viele Mitarbeiter*innen arbeiten im Homeoffice. Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung hat ergeben, dass für 60 % der Befragten die Grenzen zwischen Arbeit, Freizeit und Homeoffice immer mehr verschwimmen. Das kann im ungünstigsten Fall zu einer „ständigen Erreichbarkeit“ führen. Überlange Arbeitszeiten und fehlende Ruhepausen schaden der psychischen und physischen Gesundheit (Polzer/Seiler 2014).3 Oftmals spielt auch der private Bereich eine Rolle und dies vor allem in der jetzigen Situation in der Pandemie mit Zusatzbelastungen im Homeoffice, Kinderbetreuung, etc.

Quelle: Hans-Böckler-Stiftung, WSI 2020

Klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitern wirken der Entgrenzung entgegen. Eine Betriebsvereinbarung oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag bringen Klarheit. Auch Absprachen innerhalb des Teams über Erreichbarkeiten wirken der Entgrenzung von Arbeit und Privatleben entgegen. Die Studie „Orts- und Zeitflexibles Arbeiten“ mit Praxiswissen Betriebsvereinbarungen von Sandra Mierich, liefert hierzu wertvolle Hinweise.

Schlechte Führung

Die Führungskräfte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn es um die psychischen Belastungen am Arbeitsplatz geht. Oftmals haben Führungskräfte ein sehr gutes fachliches Wissen, was oft fehlt sind Fähigkeiten auf der Beziehungsebene. Defizite wirken sich auf die Arbeitszufriedenheit und Anwesenheit der Mitarbeitenden aus. Ein toxisches Führungsklima belastet, kann zur inneren Kündigung oder gar zur Kündigung im Unternehmen führen. Eine Nachbesetzung von Mitarbeitern kostet den Unternehmen bis zu dem 1,5-Fachen des Jahresgehalts. Die häufigsten Austrittsgründe sind schlechte Führung (19 %), zu wenig Gehalt (18 %), geringe Aufstiegsmöglichkeiten (17 %).3

Fachkräftemangel

Laut einer aktuellen Studie der Bertelsmann-Stiftung ist der Fachkräftemangel deutlich größer als 2020 angenommen. Anstatt wie angenommen 54 % sind nach der aktuellen Studie 64 % der Unternehmen betroffen. Es fehlt vor allem an Personal mit abgeschlossener Berufsausbildung. Hier sind 48 % der Unternehmen betroffen .4 Die Folge:  Die Arbeit wird auf immer weniger Schultern verteilt und die Fehltage wegen Arbeitsüberlastung erreichen Höchststände.

Verdichtung der Arbeit

Das Arbeitsaufkommen hat sich in den letzten Jahren enorm verdichtet. Gemäß des „DGB-Index Gute Arbeit 2012“ geben über 60 % der Beschäftigten an, immer mehr Aufgaben in der gleichen Zeit bewältigen zu müssen.5 Die WSI-Betriebsrätebefragung 2019 hat ergeben, dass in nahezu allen Branchen die zu bewältigende Arbeitsmenge gestiegen ist:

Entwicklung der Arbeitsbedingungen in den Betrieben in den letzten zwei Jahren.
Quelle: WSI-Betriebsrätebefragung 2019, eigene Grafik

Insgesamt sind sowohl die quantitativen als auch qualitativen Arbeitsanforderungen gestiegen.6  

Wie können Unternehmen und Organisationen gegensteuern?

Vorsorge ist besser als Nachsorge: Es gilt Belastungen gezielt aufzudecken, z. B. anhand von Befragungen. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen setzt genau dort an: Handlungsfelder wie Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, Arbeitsumgebung und soziale Beziehungen werden genauestens unter die Lupe genommen. Damit können Belastungen frühzeitig aufgedeckt werden, bevor Belastungen und in Folge lange Fehlzeiten entstehen. Führungskräfte Trainings verbessern die Führungsqualität auf der Beziehungsebene.

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Dieser anonyme Selbstcheck7 bietet erste Anhaltspunkte, inwieweit Führungskräfte einen gesundheitsförderlichen Führungsstil pflegen. Sie bekommen das Ergebnis sofort angezeigt.

Quellen:

1https://www.wido.de/news-events/aktuelles/2021/fehlzeiten-report-2021/

2DAK-Gesundheitsreport 2021

3https://www.boeckler.de/pdf/p_wsi_report_65_2021.pdf

4 https://www.karriere.at/blog/fluktuationskosten-studie.html

5https://www.kofa.de/service/news/detailseite/news/fachkraeftemangel-groesser-als-erwartet

6Psychische Belastungen in der Arbeitswelt 4.0, Poppelreuter / Mierke

7Enwickelt von Dr. Anne Katrin Matyssek do-care!

Psychische Gefährdungen reduzieren

Seit Ausbruch der Corona-Pandemie rückt Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit in den  Vordergrund. Unternehmen sind gezwungen, umfassende Maßnahmen zu ergreifen, um die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu schützen. 

Seit kurzem gibt es neue, bundesweit verpflichtende Regeln, um MitarbeiterInnen wirkungsvoll zu schützen. Die neue Arbeitsschutzregel präzisiert die Anforderungen an den Arbeitsschutz. Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsschutzverordnungen während der Corona-Pandemie.

Neben den schon geltenden Schutzmaßnahmen (beispielsweise Sicherheitsabstand, Desinfektionsanforderungen, Tragen eines Mund-Nasenschutzes) ist es notwendig, auch die psychischen Belastungen im Blick zu behalten.

Um Beschäftigte vor einer Infektion bei der Arbeit zu schützen, sind in vielen Unternehmen Neu- und Umgestaltungen von Arbeitsplätzen und Arbeitsabläufen erforderlich. Dafür sind weitreichende Veränderungen der Arbeitsorganisation, Der Arbeitsplatz- und Arbeitszeitgestaltung notwendig.  Art und Weise der Kommunikation bei der Arbeit ändern sich. Dies kann wiederum zu psychischen Belastungen führen, wie z. B.:

    • Sorge vor einer Infektion mit Covid-19
    • Zukunfts- und Existenzangst (Kurzarbeit, Jobverlust, Umsatzausfälle)
    • Doppelbelastung durch Kinderbetreuung parallel zum Homeoffice
    • Stark veränderte Arbeitszeiten, -aufgaben und -abläufe
    • Mangelnde Technische Voraussetzung für eine effektive Kooperation

Weitere Auswirkungen auf die psychische Belastungen sind z. B. Konflikte mit Kunden, langandauernde hohe Arbeitsintensität, vor allem in systemrelevanten Bereichen, Auswirkungen von Kontaktbeschränkungen (durch soziale Isolation im Homeoffice). Diese zusätzlichen psychischen Belastungen sind bei der Bewertung der Belastungssituation der Beschäftigen mit zu berücksichtigen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Akute Folgen der erhöhten psychischen Belastungsfaktoren können eine steigende Unfallgefahr durch nicht sicherheitsgerechtes Verhalten sein und stellen damit ein hohes Gesundheitsrisiko dar. Hier sind die Führungskräfte im besonderen zu involvieren und zu sensibilisieren.

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung als Instrument für mehr Leistungsfähigkeit

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist in dieser Situation ein zentrales Instrument. Durch die gezielte Erfassung der Belastungsfaktoren der MitarbeiterInnen lassen sich Problemfelder erkennen und gezielte Maßnahmen ableiten und dies nicht nur in der Corona-Pandemie, sondern auch darüber hinaus. Maßnahmen, die als Bausteine in der Personal- und Organisationsentwicklung, die Widerstandsfähigkeit und Leistungsfähigkeit der MitarbeiterInnen stärken.

Broschüre "Gefährdungsbeurteilung"

Fehlen Ihnen die personellen Ressourcen für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung?  Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Firmen und Organisationen mit einem strukturierten und erprobten Verfahren. Damit haben Sie innerhalb kürzester Zeit eine aussagekräftige Bewertung der psychischen Belastungsfaktoren in Ihrem Unternehmen.

Fordern Sie unsere Informationsbroschüre hier an.

Weitere interessante Artikel finden Sie hier:

Hohe Fehlzeiten: Unternehmen kümmern sich zu wenig.

Richtig abschalten – Milliarden Verluste durch müde Mitarbeitende.

Weitere praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmen in Form eines Fact-Sheets

Psychische Belastung und Beanspruchung von Beschäftigten während der Corona-Pandemie

Eine Checkliste für die Betriebe gibt Orientierung, wie sie vorgehen können, um die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schicken.

Weiterführende Informationen

SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard

Information für spezfische Branchen finden Sie hier zum Download als Excel-Tabelle.

Branchenspezfische Handlungshilfen

VBG – Verwaltungsberufsgenossenschaft

https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.html

Quellen: personalwirtschaft-studie-bgm-im-mittelstand-2019-2020.pdf, https://www.baua.de/DE/Angebote/Rechtstexte-und-Technische-Regeln/Regelwerk/AR-CoV-2/pdf/AR-CoV-2.pdf?__blob=publicationFile&v=4

Coronavirus-Pandemie: Psychische Belastungen im Blick behalten

Alle Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die psychischen Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz zu untersuchen – und abzustellen. Gerade jetzt in der Corona-Pandemie ist es wichtiger denn je, den Fokus auf die MitarbeiterInnen zu richten und mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen Belastungen aufzudecken.

Doch die Frage die sich stellt, ist vor welchen psychischen Herausforderungen stehen die Beschäftigten? Wie können neben der Schaffung der physischen Schutzmaßnahmen ebenso psychische Schutzmaßnahmen ergriffen werden?

Unbestritten ist, dass gut gestaltete Arbeitsbedingungen die MitarbeiterInnen beim Umgang mit den geänderten Bedingungen und ihren Herausforderungen unterstützten.

Unter anderem müssen MitarbeiterInnen umgehen mit:

    • tiefgreifenden Veränderungen der  Arbeitsorganisation,
    • emotionaler Inanspruchnahme durch die Bedürfnisse vieler Menschen,
    • Umstellung auf Homeoffice,
    • Veränderte Kommunikationswege und Kooperationsmöglichkeiten,
    • Arbeitsplatzunsicherheit,
    • Angst vor Infektion,

Akute Folgen der Zunahme psychischer Belastungsfaktoren können ein nicht sicherheitsgerechtes Verhalten, eine steigende Unfallgefahr und ein gesteigertes Unfallrisiko sein.

Die Beschäftigten können auf diese Umstände sehr vielfältig reagieren und Reaktionen zeigen sich z. B.

körperlich

    • Magen- und Darmprobleme
    • Kopfschmerzen
    • Atembeschwerden  

kognitiv

    • Schwierigkeiten beim Abschalten nach dem Arbeitsalltag
    • Flüchtigkeitsfehler nehmen zu
    • Leistungsfähigkeit wird geringer eingeschätzt

emotional

    • Fühlen sich gehetzt und unter Druck
    • Fühlen sich gegenüber Herausforderungen ohnmächtig
    • Sind ungeduldig und reizbar

verhaltensbezogen

    • Erholungspausen fallen aus
    • Suchtverhalten steigt (Zigaretten, Alkohol, Medikamente)
    • Verändertes Essverhalten (mehr / weniger Appetit)

Wie kann die Arbeit gut gestaltet werden, um Gefährdungen zu reduzieren?

Ablauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen GDA Richtlinienkonform

Durchführung Gefährdungsbeurteilung
Istock.com/29mokara

Die Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung liefert wertvolle Impulse, deckt sie doch mit ihren 5 Merkmalsbereichen (Arbeitsinhalt, Arbeitsaufgabe, Arbeitsumgebung, soziale Beziehungen und neue Arbeitsformen) wesentliche Belastungsfaktoren auf.

Viele Risiken, die durch die Corona Pandemie entstanden sind, können eingeschätzt und sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden.

Näheres hierzu finden Sie auf en Seiten der DGUV.

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Menschen im Zentrum der Gesundheit – ein Paradigmenwechsel?

Gesundheit an erster Stelle?

Die Corona-Pandemie erinnert daran, wie störanfällig die Weltwirtschaft ist und wie schnell ein „kleiner Virus“ alles ins Wanken bringen kann. Diese Entwicklung bringt Unternehmen zu einer Neubewertung und -priorisierung der Gesundheit ihrer MitarbeiterInnen. Diejenigen Unternehmen, die vorausschauend denken und handeln, setzen die Gesundheit Ihrer MitarbeiterInnen nun an erster Stelle.

Schon jetzt ist sichtbar: Die Corona-Pandemie verändert unsere Arbeitswelt nachhaltig. Sie wirkt wie ein Brennglas und zeigt Schwachstellen auf, die vorher nicht sichtbar waren. Vorausschauende Unternehmen richten ihre Unternehmensziele neu aus und stellen die Gesundheit ihrer MitarbeiterInnen an erste Stelle.

Innerhalb kürzester Zeit wurden hunderttausende MitarbeiterInnen ins Homeoffice geschickt, um unmittelbar von dort aus von zu Hause zu arbeiten. Hierfür mussten vielerorts erst mal die Bedingungen geschaffen werden. Eine stabile Internetverbindung, Ausstattung mit Rechnern, Webcams und Headset standen dabei ganz oben auf der To-do Liste. Neue Strukturen mussten geschaffen werden für die Zusammenarbeit. Wie z. B. die Online Meetings über Zoom, MS Teams etc.. Digitale Kollaborationstools hielten Einzug in die Unternehmen.

Ein zentrales Thema war und ist das Führen auf Distanz. Althergebrachte Führungsstile mit engmaschiger Kontrolle haben vielerorts ausgedient. Führungskräfte, die sich mehr als NetzwerkerIn begreifen, ihre MitarbeiterInnen frei agieren lassen, motivieren ihre Teams und sind im Endeffekt erfolgreicher.

Studien belegen, dass der Erfolg eines Teams direkt abhängig ist von der Führungsqualität. Eine Studie zeigte, dass Führungskräfte direkten Einfluss auf die Motivation ihrer MitarbeiterInnen haben. So übernahm eine Führungskraft ein gut funktionierendes Team, in dem die Stimmung nach kurzer Zeit umschlug und sich die Zusammenarbeit merklich verschlechterte.

Menschen im Zentrum der Gesundheit – Ein Paradigmenwechsel? istock.com/Slphotography

Eine bessere Gesundheit fördert das Wirtschaftswachstum, in dem sie die Zahl der Arbeitskräfte erhöht, die Produktivität steigert und gleichzeitig immense soziale Vorteile bringt. Wirtschaftswissenschaftler schätzen, dass etwa ein Drittel des Wirtschaftswachstums in den fortgeschrittenen Volkswirtschaften im vergangenen Jahrhundert auf Verbesserungen der Gesundheit der Weltbevölkerung zurückzuführen ist. Forschungen der letzten Jahre haben ergeben, dass die Gesundheit fast ebenso viel zum Einkommenswachstum beigetragen hat wie die Bildung.

Trotz der Fortschritte des Jahrhunderts begrenzen in einem typischen Jahr schlechte Gesundheit und gesundheitliche Ungleichheit weiterhin den wirtschaftlichen Wohlstand. Beispielsweise gingen im Jahr 2017 bei den 15 bis 64-Jährigen insgsamt 580 Mio. Personenjahre aufgrund des schlechten Gesundheitszustands verloren. Quelle: Mckinsey.com

Der sechste Kondratieff

Nikolai Kondratieff, ein russischer Wirtschaftswissenschaftler ist Begründer der langen Wellen in Konjunkturzyklen, die mehr als 50 Jahre umfassen. Im „6. Kondratieff“ wird das Gesundheitswachstum zu den Hauptwachstumsbranchen zählen. Der Mensch rückt hierbei ins Zentrum. Es wird darum gehen, die Gesundheit zu verbessern und die Lebensqualität zu erhöhen.

Wer zu den Gewinnern von morgen zählen möchte, sollte schon heute in die Gesundheit investieren. Doch wie lässt sich die MitarbeiterInnengesundheit verbessern und wo angesetzt werden? Hier kann ein niederschwelliger Einstieg in Form einer psychischen Gefährdungsbeurteilung erste Ansatzmöglichkeiten bieten, um Belastungen der MitarbeiterInnen sichtbar zu machen und zu reduzieren.

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