Arbeitsorganisation: Arbeitsabläufe effizienter gestalten

,

Was ist Arbeitsorganisation?

Mit Hilfe der Arbeitsorganisation werden Arbeitsprozesse im Unternehmen strukturiert und koordiniert. Sie fördert unter anderem die Effektivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. 

Was beinhaltet die Arbeitsorganisation?

  1. Die Planung von Kompetenzbereichen und Zuständigkeiten,
  2. Die Erfassung aller zu verrichtenden Aufgaben und deren Priorisierung,
  3. Die Festlegung von Qualitätsanforderungen und Leistungszielen,
  4. Die Gestaltung von Arbeitszeiten und Pausen,
  5. Die Auswahl von geeigneten Arbeitsformen, z.B. Einzel- oder Teamarbeit,
  6. Die Anpassung von Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter,
  7. Die Bereitstellung von Informationen und Betriebsmitteln.

Was sind Vorteile einer guten Arbeitsorganisation?

Eine gute Arbeitsorganisation

  • fördert die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, indem sie die Arbeitsbedingungen an ihre Bedürfnisse anpasst und ihnen Autonomie und Mitbestimmung ermöglicht.
  • verbessert die Qualität und Innovation der Arbeit, indem sie klare Qualitätsanforderungen und Leistungsziele festlegt und kreative Lösungen für Probleme findet.
  • verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, indem sie die Kompetenzbereiche und Zuständigkeiten klar definiert und einen regelmäßigen Informationsaustausch gewährleistet.
  • verbessert die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens, indem sie agile Arbeitsmethoden wie die szenario-basierte Planung nutzt, um auf Veränderungen zu reagieren.

Welche Probleme entstehen, wenn Arbeitsabläufe nicht gut strukturiert sind?

Eine schlechte Arbeitsorganisation führt zu Problemen, die sich negativ auf die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden auswirken können. Diese wären z. B.:

  • Unklare oder widersprüchliche Anweisungen und Erwartungen,
  • Überforderung oder Unterforderung durch zu viele oder zu wenige Aufgaben,
  • Mangelnde Abstimmung und Kommunikation zwischen den Beteiligten,
  • Fehlende oder unzureichende Ressourcen und Hilfsmittel,
  • Unflexible oder unpassende Arbeitszeiten und -formen,
  • Geringe Autonomie oder Mitbestimmung bei der Arbeit,
  • Hoher Zeitdruck oder Stress,

Die Folge sind eine verringerte Motivation, eine höhere Fehlerquote, eine geringeren Qualität, eine höhere Fluktuation oder ein  hoher Krankenstand. Mit einer guten Arbeitsorganisation können diese Probleme vermieden werden.

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung setzt genau dort an: Ein Merkmalsbereich ist die Arbeitsorganisation. Eine Vorgeschaltete Befragung der Mitarbeitenden oder direkt im Workshop deckt Abstimmungsprobleme in der Arbeitsorganisation auf. In moderierten Workshops können auf das Unternehmen oder die Organisation zugeschnittene Maßnahmen entwickelt werden. Arbeitsabläufe können reibungsloser gestaltet werden. Die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt. 

Wie können Sie mit Arbeitsorganisation Ihre Produktivität steigern?

Eine gute Arbeitsorganisation hilft, die Produktivität zu steigern, indem sie folgende Aspekte berücksichtigt:

  • Die Anforderungen und Ziele der Arbeit
  • Die Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter
  • Die Möglichkeiten und Grenzen der Betriebsmittel
  • Die Rahmenbedingungen und Vorgaben des Unternehmens

Folgende Schritte helfen, die Arbeitsabläufe zu verbessern:

  1. Analyse des Ist-Zustands der Arbeitsabläufe: Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Wer ist dafür zuständig? Wie werden sie ausgeführt? Welche Probleme gibt es?
  2. Soll-Zustand der Arbeitsabläufe entwickeln: Wie könnten die Aufgaben besser organisiert werden? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Ressourcen werden dafür gebraucht? Welche Verbesserungen sind möglich?
  3. Soll-Zustand in die Arbeitsabläufe implementieren: Wie können die geplanten Änderungen umgesetzt werden? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? Wie können die Beteiligten informiert und einbezogen werden? Wie kann der Erfolg gemessen und überprüft werden?
  4. Überprüfung und Optimierung des Soll-Zustands der Arbeitsabläufe: Wie funktionieren die neuen Arbeitsabläufe? Welche Ergebnisse wurden erzielt? Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten? Wie kann die Arbeitsorganisation weiter verbessert werden?

Beispiel für eine erfolgreiche Arbeitsorganisation mit „szenario-basierter Planung (SBP)

Ein Beispiel für eine erfolgreiche Arbeitsorganisation ist die szenario-basierte Planung (SBP), die eine agile Arbeitsmethode darstellt. Die SBP basiert auf der Erstellung von Szenarien, die mögliche zukünftige Situationen beschreiben, die für das Unternehmen relevant sind. Die Szenarien werden dann genutzt, um konkrete Handlungsoptionen zu entwickeln, die auf die jeweiligen Herausforderungen und Chancen eingehen. Die SBP ermöglicht es, flexibel und kreativ auf Veränderungen zu reagieren, ohne dabei die langfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren.

Fazit

Arbeitsorganisation ist ein wichtiger Faktor für die Produktivität und Zufriedenheit im Unternehmen. Eine gute Arbeitsorganisation berücksichtigt die Anforderungen und Ziele der Arbeit, die Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeitenden, die Möglichkeiten und Grenzen der Betriebsmittel und die Rahmenbedingungen und Vorgaben des Unternehmens.

Eine gute Arbeitsorganisation kann durch eine systematische Analyse, Planung, Umsetzung und Optimierung von Arbeitsabläufen erreicht werden. Dabei können agile Arbeitsmethoden wie die szenario-basierte Planung helfen, flexibel und kreativ auf Veränderungen zu reagieren.