Führung auf Distanz: Erste Bilanz unter Coronabedingungen und 4 Tipps für die Praxis

Inzwischen liegen mehr als sechs Monate Corona hinter uns und erste Erkenntnisse liegen vor. Ich möchte in meinem heutigen Beitrag der Frage nachgehen, was bedeutet diese Entwicklung für die Führung auf Distanz und welche Kompetenzen brauchen sie zukünftig?

Ja, Homeoffice ist möglich!

Was vor einem Jahr undenkbar schien, wurde innerhalb weniger Wochen umgesetzt. Im August boten bereits rund 60 Prozent der Unternehmen ihren MitarbeiterInnen Homeoffice an. Diese Anpassungen der Arbeitsorganisation haben den Unternehmen gezeigt, dass sich mehr Arbeitsaufgaben im Homeoffice als bisher angenommen eignen. Aufgrund der Erfahrungen planen viele Unternehmen, Homeoffice auch nach der Krise intensiver als vor der Pandemie zu nutzen.

Bemerkenswert ist dabei, dass im verarbeitenden Gewerbe vor der Krise nur in jedem vierten Unternehmen MitarbeiterInnen regelmäßig im Homeoffice gearbeitet haben. Im Moment liegt der Wert bei fast 50 Prozent. Nach der Krise planen immerhin 37 Prozent der Unternehmen, Homeoffice einzusetzen.

Quelle: ZEW Branchenreport Informationswirtschaft – August 2020

Was sagen die MitarbeiterInnen?

Eine Befragung des Bayerischen Forschungsinstituts für digitale Transformation ergab, dass sich 68 Prozent der MitarbeiterInnen nach der Krise mehr Homeoffice wünschen als zuvor. Dies hängt wesentlich mit drei Faktoren zusammen:

    1. Der Möglichkeit, eigene Kompetenzen einzubringen und weiterzuentwickeln,
    2. dem eigenen Handlungsspielraum und der
    3. Transparenz im Arbeitsprozess.

Was sind die Herausforderungen beim Führen auf Distanz?

Prof. Nieder, deutscher Wirtschaftswissenschaftler und Organisationsberater, beschreibt das Führungsaufgaben auf der Sachebene und Beziehungsebene bestehen mit Folgen auf Produktivität (Sachebene) und Arbeitszufriedenheit (Beziehungsebene). Der Schwerpunkt der Führung liegt nach wie vor auf der Sachebene. Gerade im Hinblick auf die Führung von virtuellen Teams gilt es, den Fokus (noch) mehr auf die Beziehungsebene zu richten und  hier Kompetenzen zu entwickeln, die MitarbeiterInnen unterstützen. Nehmen wir einen Fußballtrainer und sein Team: Dieser gibt im Training die Impulse für sein Team nicht nur auf der Sachebene (das Spiel technisch zu beherrschen), sondern auch auf der Beziehungsebene, in dem er sein Team so motiviert, zu gewinnen.

Das Fehlen von persönlichen Kontakten, die Befürchtung, dass Informationen verloren gehen oder nicht verständlich sind und wie sie mit der Unsicherheit der MitarbeiterInnen in der Krise umgehen, sind einige Herausforderungen der Führungskräfte.

Istock.com/shironosov

Was sind Erfolgskriterien für eine erfolgreiche Führung auf Distanz?

Basis sind klare Ziele, gemeinsame Werte und die richtige Zusammensetzung des Teams mit gerechter Ressourcenaufteilung. Ein wichtiger Faktor ist die Fähigkeit der Selbststeuerung der MitarbeiterInnen, damit es mit der hohen Komplexität neuer Arbeitsformen umgehen kann. Dies birgt  die Gefahr, dass sich die Führungskräfte aus der Verantwortung zurückziehen. Sie bekommen nicht mit, wenn Konflikte entstehen und gute Teammitglieder das Team verlassen. Selbststeuerung ist eine anspruchsvolle Aufgabe und erfordert viel Zeit und Geduld. Sie setzt ein hohes Maß an Kooperations- und Konsensfähigkeit voraus. Ebenso wie die Fähigkeit zur Selbstreflexion von MitarbeiterInnen und Führungskräften.

Was bedeutet das für die Führungskräfte?

Die Hauptaufgaben beim Führen auf Distanz liegen verstärkt auf dem Beziehungsmanagement und auf die Fähigkeit, sich trotz Entfernung nah zu sein. Vertrauensbereitschaft zeigen und MitarbeiterInnen bei Entscheidungen beteiligen, sensibel zu sein für die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen – auch ohne persönlichen Kontakt. Das sind wichtige Aufgaben für die Führungskraft der Zukunft.  Führungskräfte, die weiter auf Kontrolle setzen, haben es schwerer ein Team aus der Ferne zu führen. Entscheidend zu einem erfolgreichen Team beitragen können empathische Führungskräfte, die sich um die Belange ihrer MitarbeiterInnen kümmern, ohne sich dabei zu verbiegen.

Vier Tipps für die Praxis

    1. Fördern Sie den informellen Austausch, indem Sie regelmäßig die Befindlichkeiten der MitarbeiterInnen abfragen („Check-in“). Beziehen Sie auch die stilleren MitarbeiterInnen aktiv mit ein.
    2. Klären sie, welche Informationskanäle genutzt werden: Wann wird via Telefon, Video oder E-Mail kommuniziert.
    3. Schaffen Sie gemeinsame Teamregeln mit Kernarbeitszeit, (nicht) Erreichbarkeit und planen Sie mehr Pausen und Puffer ein.
    4. Bei der Rückkehr in den Präsenzmodus: Führen Sie Gespräche im Team und einzeln: Was hat gut funktioniert? Was kann verbessert werden?

Die Erwartungshaltung an die Führungskräfte ist hoch

Auf der einen Seite sollen Führungskräfte Visionäre sein, Ziele und Missionen aufzeigen, gleichzeitig eigenverantwortliches und selbstbestimmtes Arbeiten zulassen. Sie sollen Vorbild sein, Potenziale fördern und ebenso die Vorgaben und Erwartung ihren Vorgesetzten erfüllen. Die Frage, wo muss und darf ich als Führungskraft klar und konsequent sein, wo sollen Freiräume entstehen – in dem auch Fehler möglich sind – beschäftigt viele Führungskräfte.

Das Führungskräfte Training „Gesund führen – sich und andere“ setzt genau dort an.

In dem Seminar in 4 Online-Modulen werden Führungskräfte sensibilisiert, den Einfluss ihres Führungsverhaltens auf die MitarbeiterInnen wahrzunehmen, Belastungen (wenn möglich) abzubauen und Ressourcen aufzubauen. Es kann so – sowohl aufseiten der Führungskräfte, als auch aufseiten ihrer Mitarbeiter*innen – zur Reduktion stressbedingter Erkrankungen beitragen.

Ziele

    • Handlungssicherheit und -orientierung geben durch Leitlinien/Tools,
    • Erfahrungsaustausch ermöglichen (Sicherheit und Sozialkompetenz),
    • Rückenstärkung geben und Entlastung schaffen,
    • Sensibilisierung für Zusammenhänge zwischen Führung und Anwesenheit und dem bewussten Umgang mit dem Thema,
    • gesund mit sich selbst und auch belastenden MitarbeiterInnen/Team umgehen durch Belastungsreduzierung und Ressourcenaufbau.

Dahinter steht das große Ziel: Erhaltung und Stärkung der Arbeitsfähigkeit und Produktivität durch mehr Wohlbefinden.

>> Echte Anwesenheit + weniger Fehlzeiten >>

Nutzen

    • kompaktes Veranstaltungsformat, bereits mehrere Hundert Male durchgeführt
    • wissenschaftlich evaluiert
    • praxiserprobtes Material auf Wunsch inkl. Arbeitsheft für die TeilnehmerInnen
    • Hilfreiche Tools für den Arbeitsalltag

Nähere Informationen zum Online Training finden Sie hier.

Quellen:

https://www.aok.de/fk/fileadmin/user_upload/medien-seminare/medien/magazin/niedersachsen/epaper/gu-203/#32

https://www.springerprofessional.de/fuehrungsqualitaet/teambuilding/-teams-werden-durch-harte-fuehrungsarbeit-produktiver-/18319302

https://persoblogger.de/2020/09/28/die-perfekte-fuehrungskraft-im-tech-umfeld-ein-interview/

6 Tipps wie Corona und Homeoffice gelingen kann

Corona und Homeoffice kann das gelingen? Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag nachgehen und Ihnen 6 Tipps an die Hand geben. Seit einigen Wochen befinden wir uns im Ausnahmezustand. Einkaufen wird zum Spießruten laufen. Selbst der Spazierweg will gut geplant sein, damit der nötige Sicherheitsabstand gewahrt bleibt. Tagtäglich rauschen neue Meldungen über Bildschirm, Smartphone oder Monitor (verzeihen Sie diesen altertümlichen Begriff). Auch zum Thema Homeoffice gibt es schon etliches im Netz zu finden. Als BGM Fachfrau ist mein Augenmerk sowohl auf Ihren Arbeitsplatz als auch auf Ihr Wohlbefinden gerichtet.

Arbeit im Homeoffice

Hier nun meine 6 Tipps zur Unterstützung im Homeoffice:

Arbeiten im Homeoffice

Schaffen Sie sich eine Umgebung, die signalisiert: Das ist Ihr Arbeitsplatz. Wenn möglich in einem separaten Raum. Ein Raumteiler grenzt den privaten vom Arbeitsbereich ebenso gut ab. Auch ein Kellerraum könnte kurzfristig zum Büroraum umfunktioniert werden. Machen Sie sich es schön und schaffen Sie eine Wohlfühlatmosphäre. Ein paar frische Blumen können Wunder wirken. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich trägt zusätzlich zum Wohlbefinden bei. Als digitales Organisationstool Tool kann ich OneNote sehr empfehlen. Mit unterschiedlichen Notizbüchern gelingt es, alle Aufgaben im Blick zu haben und schnelle Notizen festzuhalten. Es gibt auch einige günstige collaboration tools wie Trello oder Asana, um nur einige zu nennen.

Noch ein kleiner rechtlicher Exkurs, den ich nicht außen vor lassen möchte:

Hier stellt sich als erstes die Frage, ob Ihr Homeoffice Arbeitsplatz entsprechend dem Arbeitsschutzgesetz eingerichtet ist. D. h. werden die Arbeitschutzrechtllichen Vorschriften eingehalten. Hier kommt der § 3 I 1 der ArbStättV zum Tragen. Hiernach ist der Arbeitgeber verpflichtet, zu prüfen, ob die Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können und entsprechende technichsche, organisatorische oder persönliche Maßnahmen zu ergreifen. Eine Gefährdungsbeurteilung nach den §§ 5 und 6 ArbSchG  ist somit auch im Homeoffice durchzuführen. Unterstützung kann Ihnen hier auch der Betriebsrat geben. Dieser muss, sollte z. B. eine psychische Gefährdungsbeurteilung auf Grund der geänderten Arbeitsumgebung stattfinden – bei der Durchführung (§ 87 I Nr. 7 BetrVG) einbezogen werden.

Strukturen und Tagesablauf

Eine feste Struktur und Routine unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit. Richten Sie Ihren Tagesablauf so ein, als würden Sie ins Büro gehen. Stehen Sie morgens zur üblichen Zeit auf, duschen und ziehen Sie sich Ihre „Bürokleidung“ an. Nach dem Frühstück können Sie sich mit einem kleinen Spaziergang mental auf den Arbeitstag einstellen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Das kann ganz schön herausfordernd werden. Ein Patentrezept gibt es nicht, da jedes Kind anders ist und je nach Alter andere Unterstützung benötigt wird.

Hilfreich finde ich z. B. folgendes:

Vereinbaren Sie mit Ihren Kindern, die Zeiten in denen sie arbeiten. Das geht natürlich nur mit den größeren Kindern. Beschriften Sie drei Zettel für Ihre Tür:

    • Tür ist zu, bitte nicht rein kommen
    • Tür ist offen, du kannst rein kommen
    • Frage: Musst du jetzt dringend reinkommen oder hat es Zeit bis später?

Vereinbaren Sie ein gemeinsames Mittagessen. Dies ermöglicht auch den Austausch und Rückfragen, ob Ihre Kinder noch Unterstützung bei den Aufgaben benötigen. Wenn beide Partner Zuhause arbeiten, könnten Sie sich aufteilen, um Ihren Kindern bei den Aufgaben zu helfen.

Bei kleineren Kindern wird es möglicherweise mit einer Aufteilung beider Partner über den Tag verteilt gut funktionieren. Legen Sie feste Zeiten fest, damit Sie und Ihr Partner Ihre Arbeitsaufträge erledigen können. Als Alleinerziehende schauen Sie, ob es an Ihrem Ort eine Notbetreuung gibt.

Kontakt halten innerhalb des Teams

Sprechen Sie mit den Kollegen ab, wann Sie erreichbar sind. Z. B. könnten sie über Outlook Termine blocken für erreichbar/nicht erreichbar und den Kalender mit Ihren Kollegen teilen. Ein morgendliches Stand-up gelingt auch virtuell, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen.

Sprechen Sie die Aufteilung der Arbeitszeit mit Ihrem Team ab, um so z. B. die Kinderbetreuung übernehmen zu können.

Sozialer Austausch  

In der Arbeitszeit könnte eine „social hour“ eingerichtet werden. Das Video bleibt an und sie können auf Zuruf arbeiten ganz wie im Büro oder gemeinsam einen „virtuellen Kaffee“ trinken, um über das Wochenende zu plaudern.

Auch im privaten Bereich können Sie Videokonferenzen mit Freunden einrichten zum gemeinsamen Online-Spielen oder gemeinsam ein „virtuelles“ Glas Wein trinken. Der soziale Kontakt unterstützt Ihre psychische Widerstandskraft (Resilienzfähigkeit).

Als Führungskraft im Homeoffice

Ein spannendes Thema und eine Chance auch für die Zukunft: Hier gilt es für Sie, sich als Führungskraft zurückzunehmen und die Kontrolle ein Stück weit loszulassen. Begreifen Sie sich mehr als Netzwerker*in und machen Sie sichtbar, was Ihr Team leistet.

Fazit

Die Arbeit im Homeoffice ist herausfordernd keine Frage. Allerdings eröffnet es auch die Möglichkeit, sich seine Arbeit freier einteilen zu können und trägt damit zur Work-life-Balance bei. Vor allen Dingen gewinnen Sie aber eines hinzu: Mehr Zeit für die Familie, mehr Lebenszeit durch die entfallenden Arbeitswege. Homeoffice kann gelingen mit klaren Absprachen und Regeln, viel respektvoller Kommunikation und Nachsicht.

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