Fehlzeiten und Fluktuation senken

5 Tipps für eine effektive Kommunikation in der Behörde

Eine effektive interne Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Behörde sind in der modernen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Sie trägt nicht nur zur Verbesserung der Arbeitsprozesse bei, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Organisation und steigert die Effizienz der Arbeit. In diesem Text werden wir die Bedeutung der internen Kommunikation in Behörden hervorheben und fünf wichtige Tipps für eine erfolgreiche interne Kommunikation präsentieren.

Warum ist interne Kommunikation in Behörden wichtig?

Interne Kommunikation spielt eine zentrale Rolle in Behörden, da sie die Grundlage für den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und die Umsetzung von Zielen bildet. Hier sind einige Gründe, warum eine erfolgreiche Behördenkommunikation von großer Bedeutung ist:

Effiziente Arbeitsprozesse: Eine klare und offene Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben besser zu planen und zu koordinieren. Dies führt zu effizienteren Arbeitsprozessen und einer Steigerung der Produktivität.
Vertrauensbildung: Eine transparente Kommunikation trägt dazu bei, das Vertrauen der Beschäftigten in die Behörde zu stärken. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass sie gut informiert sind und gehört werden, sind sie eher geneigt, sich mit den Zielen der Organisation zu identifizieren.
Konfliktmanagement: Konflikte und Missverständnisse können in jedem Arbeitsumfeld auftreten. Durch eine offene Kommunikation können Konflikte frühzeitig erkannt und gelöst werden, bevor sie eskalieren.
Innovationsförderung: Eine gute interne Kommunikation schafft ein Umfeld, in dem Mitarbeitende Ideen und Vorschläge teilen können. Dies fördert die Innovationskraft der Behörde und ermöglicht die Entwicklung neuer Lösungen für bestehende Probleme.
Einhaltung von Richtlinien: Behörden sind oft mit zahlreichen Vorschriften und Richtlinien konfrontiert. Eine klare Kommunikation hilft den Mitarbeitern, diese Vorschriften zu verstehen und einzuhalten, was zur Vermeidung von Fehlern und rechtlichen Problemen beiträgt.

5 Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation innerhalb der Behörde:

Fünf Tipps um die Kommunikation innerhalb der Behörde effektiv zu gestalten:

Klare Strategie: Definieren Sie klare Kommunikationsziele, um die richtige Botschaft an die richtige Zielgruppe zu senden.
Effektives Teamwork: Etablieren Sie einen interdisziplinären Newsroom, in dem verschiedene Abteilungen gemeinsam an der Kommunikationsstrategie arbeiten und Themen koordinieren.
Aktives Social Media Management: Reduzieren Sie Freigabeprozesse, ermöglichen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aktiv in sozialen Medien zu kommunizieren, und fördern Sie eine gesunde Fehlerkultur.
Corporate Influencer nutzen: Nutzen Sie Mitarbeitende als Markenbotschafter, um Einblicke in die Arbeit Ihrer Behörde zu geben, aber achten Sie darauf, dass sie authentisch und zielgruppenorientiert kommunizieren.
Krisen-Kommunikation vorbereiten: Bereiten Sie sich auf mögliche Krisen vor, indem Sie Kanäle und Hashtags für kritische Situationen vorab festlegen und eine effiziente Meldekette etablieren.

Insgesamt ist eine erfolgreiche Kommunikation von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz, das Vertrauen und die Innovationskraft in einer Behörde zu steigern. Durch die Umsetzung dieser fünf Tipps können Behörden sicherstellen, dass ihre interne Kommunikation effektiv ist und die Organisation auf dem Weg zum Erfolg unterstützt.

Möchten Sie Ihre Kommunikation verbessern? Dann nehmen Sie gerne Kontakt auf für eine unverbindliche kostenfreie Beratung.

Flexible Arbeitszeitmodelle: Die Zukunft der Arbeit

Führung und Verantwortung abgeben: 5 Tipps für erfolgreiches Delegieren

In der heutigen Arbeitswelt stehen Führungskräfte oft vor der Herausforderung, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen und ihre Mitarbeitenden zu fördern. Eine der wichtigsten Fähigkeiten einer guten Führungskraft besteht darin, Verantwortung abzugeben und Mitarbeitende in der Lage zu versetzen, eigenständig zu handeln. Doch viele Führungskräfte tun sich schwer damit, die Kontrolle zu verlieren und Verantwortung zu übertragen. In diesem Blogbeitrag werden wir fünf Tipps erläutern, wie Führungskräfte erfolgreich Verantwortung abgeben können.

Tipp 1: Klare Ziele und Erwartungen kommunizieren

Der erste Schritt, um Verantwortung erfolgreich abzugeben, besteht darin, klare Ziele und Erwartungen zu kommunizieren. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie der Erfolg gemessen wird. Eine präzise Zielsetzung schafft Klarheit und bietet Orientierung. Indem Sie die Ziele und Erwartungen deutlich kommunizieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, worauf es ankommt und welche Ergebnisse Sie von ihnen erwarten.

Tipp 2: Richtige Personen auswählen

Beim Delegieren ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Personen auszuwählen. Sie sollten die Fähigkeiten und Stärken Ihrer Mitarbeitenden genau kennen und darauf basierend die Verantwortung verteilen. Dabei können Sie jährliche oder halbjährliche Mitarbteiter:innengespräche unterstützen.

Ein ausführlicher Handlungsleitfaden bietet eine gute Grundlage für Ihre Gespräche. Hier können Sie ein Exemplar kostenlos anfordern:

Handlungsleitfaden für Mitarbeiter:innengespräche anfordern

Wenn Sie genau wissen, wo die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeitenden liegen können Sie die richtigen Personen für bestimmte Aufgaben auswählen. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche Ergebnisse und stärken gleichzeitig die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Vermeiden Sie es jedoch, immer nur auf denselben Mitarbeitenden zurückzugreifen. Geben Sie auch anderen die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und Verantwortung zu übernehmen.

Tipp 3: Vertrauen aufbauen

Vertrauen ist ein Schlüsselfaktor beim Delegieren von Verantwortung. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen Verantwortung übertragen, zeigen Sie damit auch, dass Sie ihnen vertrauen. Vertrauen zu gewinnen, erfordert Zeit und konsequentes Handeln. Geben Sie Ihren Mitarbeitdenden die Möglichkeit, sich zu beweisen, und unterstützen Sie sie bei Bedarf. Wenn Mitarbeitende spüren, dass Sie ihnen vertrauen und sie unterstützen, werden sie motiviert sein, die Verantwortung zu übernehmen und erfolgreich zu handeln.

Tipp 4: Delegieren, nicht diktieren

Ein weiterer wichtiger Tipp ist, beim Delegieren nicht zu diktieren, sondern die Mitarbeitenden einzubeziehen. Geben Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre eigenen Ideen einzubringen und ihre Vorgehensweise zu wählen. Das fördert die Eigenverantwortung und die Motivation. Natürlich sollten Sie als Führungskraft weiterhin den Überblick behalten und bei Bedarf Unterstützung bieten. Gleichzeitig sollten Sie Raum geben für die eigenständige Erledigung von Aufgaben.

Tipp 5: Feedback geben und anerkennen

Feedback ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Delegierens. Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen regelmäßig

Feedback zu ihrer Leistung und Anerkennung für ihre Erfolge.

Loben Sie ihre guten Leistungen und geben Sie konstruktives Feedback, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Durch regelmäßiges Feedback zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und dass Sie sie bei ihrer Weiterentwicklung unterstützen.

Möchten Sie selber sehen wo Sie stehen? Der Selbstcheck für Führungskräfte gibt Ihnen einen Einblick über Ihre Führungskompetenz.

Sie können den Selbstcheck hier kostenfrei anfordern und sofort ausfüllen (Dauer 5 Minuten):

Fazit:

Führungskräfte, die Verantwortung erfolgreich abgeben können, schaffen eine positive Arbeitsatmosphäre, fördern die Motivation ihrer Mitarbeiter und erreichen bessere Ergebnisse. Indem sie klare Ziele kommunizieren, die richtigen Personen auswählen, Vertrauen aufbauen, die Mitarbeiter einbeziehen und regelmäßiges Feedback geben, können Führungskräfte die Kunst des Delegierens meistern. Es erfordert Übung und Geduld, aber die Belohnungen in Form von gesteigerter Effizienz und Mitarbeiterentwicklung sind es wert. Außerdem trauen Sie sich, Verantwortung abzugeben, und sehen Sie, wie Ihr Team wächst und florierende Ergebnisse erzielt.

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5 Tipps zur Mitarbeiter:innenbindung für Führungskräfte

Das A und O: Wertschätzung und Anerkennung!

Führung auf Distanz

Psychische Gefährdungen reduzieren

5 Tipps zur Mitarbeiter:innenbindung für Führungskräfte

Die Mitarbeiter:innenbindung ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Sie beeinflusst die Produktivität, die Qualität, die Innovation und die Kundenloyalität. Doch wie können Führungskräfte die Mitarbeiter:innenbindung erhöhen und verhindern, dass gute Kräfte abwandern?

Hier sind einige Tipps, wie Führungskräfte die Mitarbeiter:innenbindung fördern können:

1. Klare Kommunikation

Kommunizieren Sie klar und regelmäßig. Die Mitarbeiter:innen wollen wissen, was von ihnen erwartet wird, wie ihre Leistung bewertet wird und welche Ziele das Unternehmen verfolgt. Eine offene und transparente Kommunikation schafft Vertrauen und Motivation.

2. Feedback und Anerkennung

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiter:innen regelmäßig ein konstruktives Feedback erhalten und für ihre Arbeit angemessen anerkannt werden. Konstruktives Feedback hilft ihnen bei der Weiterentwicklung und beim Lernen, während angemessene Anerkennung zeigt, dass ihre Beiträge geschätzt und ihr Einsatz für den Erfolg des Unternehmens wertgeschätzt wird. Daher sollten halbjährlich oder am besten einmal im Quartal Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern geführt werden, in denen sowohl positives als auch negatives Feedback gegeben und gemeinsam Ziele vereinbart werden. Dies kann dazu beitragen, die Mitarbeiter:innenbindung zu erhöhen. Ein Beispiel für ein Feedbackgespräch können Sie hier anfordern.

3. Entwicklungsmöglichkeiten

Bieten Sie Entwicklungsmöglichkeiten an. Die Mitarbeiter:innen wollen sich beruflich und persönlich weiterentwickeln. Sie suchen nach Herausforderungen, Abwechslung und Lernmöglichkeiten. Eine gute Führungskraft unterstützt die Mitarbeiter:innen bei ihrer Karriereplanung und bietet ihnen passende Schulungen, Mentoring oder Coaching an.

4. Positive Arbeitsatmosphäre

Schaffen Sie eine positive Arbeitsatmosphäre. Die Mitarbeiter:innen wollen sich wohl fühlen an ihrem Arbeitsplatz. Sie suchen nach einer guten Zusammenarbeit, einem respektvollen Umgangston und einer gesunden Work-Life-Balance. Eine gute Führungskraft fördert eine positive Arbeitskultur, in der die Mitarbeiter:innen sich gegenseitig unterstützen, Konflikte konstruktiv lösen und Spaß an der Arbeit haben. Das Führungskräfte Training Gesund führen setzt genau dort an.

5. Mitarbeiter:innen einbinden

Binden Sie die Mitarbeiter:innen ein. Die Mitarbeiter:innen wollen mitreden können bei Entscheidungen, die sie betreffen oder interessieren. Sie suchen nach Möglichkeiten, ihre Meinung zu äußern, ihre Ideen einzubringen oder Verantwortung zu übernehmen. Eine gute Führungskraft bindet die Mitarbeiter:innen aktiv ein, indem sie ihnen Informationen zur Verfügung stellt, sie um Feedback bittet oder ihnen Entscheidungsspielraum gibt.

Fazit

Die Mitarbeiter:innenbindung ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis einer guten Führung. Eine gute Führungskraft kommuniziert klar und regelmäßig mit den Mitarbeiter:innenn, gibt ihnen Feedback und Anerkennung, bietet ihnen Entwicklungsmöglichkeiten an, schafft eine positive Arbeitsatmosphäre und bindet sie ein.

Indem eine Führungskraft diese Tipps befolgt, kann sie nicht nur die Mitarbeiter:innenbindung erhöhen, sondern auch das Potenzial der Mitarbeiter:innen entfalten und das Unternehmen zum Erfolg führen.

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Spagat zwischen Arbeit und Privat: Homeoffice 2.0

Quellen:

Mitarbeiter:innenbindung ist Aufgabe der Führungskräfte

Mitarbeiter:innenbindung: Sie steht und fällt mit der Führungskraft

Bindung der Mitarbeiter:inneninnen und Mitarbeiter:innen als Führungsaufgabe

Mitarbeiter:innengespräche wirkungsvoll führen

Haben Sie bereits Ihr jährliches Mitarbeiter:in Gespräch geführt? Oft möchten Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen das Gespräch schnell hinter sich bringen. Führungskräfte müssen ggfs. Defizite ansprechen und es fehlt eine richtige Vorgehensweise. Mitarbeitende sind verunsichert, denn es geht um ihre Leistung des vergangenen Jahres. Also gehen beide mit einem mulmigen Gefühl zum Termin. Mit einer guten Vorbereitung ist ein entspanntes Gespräch möglich.

Jahresgespräch

Vielseitige Nutzung im Führungsalltag

Mitarbeiter:innengespräche können vielseitig genutzt werden. Zum Beispiel zur:

- Ermittlung von Kenntnissen, Wünschen, Motiven,
  Zielen und Werten Ihrer Mitarbeiter,
- Konfliktbehebung,
- Definition von persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten,
- Personal- und Leistungsbeurteilung,
- Weiterentwicklung der Führungs- und Unternehmenskultur.

Gute Ergebnisse bringen klare Gespräche, in denen Führungskräfte unmissverständlich und respektvoll auch die Themen ansprechen, die für sie nicht funktioniert haben. Dies erfordert Mut, unterstützt sie aber, authentisch zu führen. Ebenso sollte den Mitarbeitenden Raum für die Darstellung ihrer eigenen Sichtweise gegeben werden, um dann gemeinsame Ziele zu formulieren. Hierin sollten die Randbedingungen für die Mitarbeiter:innen und Führungskräfte formuliert werden, die im kommenden Jahr (oder Halbjahr) für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig sind. Sie sollten gemeinsam vereinbart und schriftlich festgehalten werden.

Jährliches Mitarbeiter:in Gespräch: Frühwarnsystem für Zufriedenheit

Regelmäßige Mitarbeiter:innengespräche geben Einblicke in das derzeitige Betriebsklima. Sie ermöglichen, frühzeitig gegenzusteuern, wenn die Zufriedenheit unter den Mitarbetier:innen abnimmt.

Der Termin für das jährliche Mitarbeiter:in Gespräch sollte frühzeitig gemeinsam abgestimmt werden. Damit haben die Beteiligten genügend Zeit für die Vorbereitung. Hierzu sollte eine offizielle Einladung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Vorbereitungsbogen, damit sie sich inhaltlich vorbereiten können. Auch für Sie als Führungskraft ist es wichtig, sich inhaltlich vorzubereiten. Ebenso spielt die persönliche Haltung mit der Sie ins Gespräch gehen eine Rolle.

Eine gute Vorbereitung unterstützt Sie und fördert einen entspannten Verlauf des Gesprächs.

Der folgende Zeitplan gibt eine gute Struktur vor:

Zeitplan für eine organisatorische Vorbereitung.

Wichtig ist, die vereinbarten Ziele schriftlich festzuhalten, um sie für das nächste Gespräch parat zu haben. Die Gespräche sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Am besten 1 mal pro Quartal für ca. 30 bis 45 Minuten.

Eine Grundlage für das anstehende jährliche Mitarbeiter:in Gespräch bietet unser Leitfaden zur inhaltlichen Vorbereitung, den Sie unten anfordern können.

Ja, bitte senden Sie mir ein Exemplar!

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Möchten Sie unsere Arbeit kennenlernen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenfrei zu Ihren Themen.

Quelle: Handlungsempfehlungen der/Mitarbeitergespraeche (kofa.de)

Richtig abschalten – Milliarden Verluste durch erschöpfte Mitarbeitende

Berufstätige, die nach der Arbeit nicht abschalten können, schlafen schlecht ein oder wachen nachts immer wieder auf. Die Erholungsfähigkeit sinkt und damit auch die Leistungsfähigkeit. Fehler nehmen zu, längeres Arbeiten ist notwendig und damit setzt eine Abwärtsspirale ein. Sieben bis acht Stunden Schlaf sind laut Forscher notwendig, um zu regenerieren. Die Frage ist, wie können Unternehmen ihre Fehlzeitenquote reduzieren, um Produktivitätsverluste zu vermeiden?

Laut der amerikanischen Rand Corporation entsteht dadurch ein volkswirtschaftlicher Verlust von etwa 60 Milliarden Euro im Jahr.

Einflussfaktoren für Schlafstörungen können sein:

Weitere Ursachen sind die Arbeitsbedingungen. Die häufigsten Faktoren für Schlafstörungen und Schlafmangel sind:

- Früher Arbeitsbeginn
- Arbeiten an der Grenze der eigenen Leistungsfähigkeit
- Starker Termin- und Leistungsdruck
- Häufige Überstunden
- Nacht- und Wechselschichten
- Erreichbarkeit nach Feierabend

Das können Arbeitgeber tun, um die Einflussfaktoren im Arbeitsalltag zu reduzieren und damit die Erholungsfähigkeit zu verbessern?

Diese 6 Tipps bringen Entlastung für die Mitarbeitenden, um Fehlzeiten zu reduzieren:

1. Pausen

Laut Experten liegt die Zeitspanne, in der sich die Konzentration eines Menschen gleichbleibend halten kann, zwischen 4 und 6 Stunden. Regelmäßige Pausen (ob Frühstück oder Mittag) bringen Erholung und frische Energie. Ebenso sollten 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen liegen. Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und mit gutem Beispiel vorangehen.

Weitere Infos zu Bildschirmpausen finden Sie im Blogbeitrag hier.

2. Flexible Arbeitszeiten

Dort, wo es möglich ist, sollten flexible Arbeitsmodelle umgesetzt werden. Arbeitszeiten können so dem persönlichen Leistungshoch angepasst werden und unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

3. Arbeitsalltag optimieren

In zeitlichen Abständen kann es nutzbringend sein, die vorhandenen Teamstrukturen zu hinterfragen und zu optimieren. Hierzu bieten sich regelmäßige Mitarbeiter:innen Befragungen an. Fragestellungen zu Arbeitsaufgaben und Arbeitsorganisation finden sich in der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen.

4. Homeoffice ermöglichen

In den letzten beiden Jahren in der Pandemie hat sich gezeigt, Homeoffice ist – meist – problemlos möglich. Wenn die Möglichkeit besteht, sollte es angeboten werden. Von dieser Regelung profitieren vor allem die Pendler.

5. Ergonomie am Arbeitsplatz

Muskel- und Skeletterkrankungen stehen an erster Stelle bei den Fehlzeiten. Die ergonomische Einrichtung der Arbeitsplätze ist daher wichtig. Es ist sinnvoll, die Mitarbeiter:innen mit in die Gestaltung einzubeziehen. Weitere Aspekte sind der Lärmschutz und Beleuchtung. Zu dem wäre zu überlegen, für die Mitarbeitenden eine regelmäßige „bewegte Pause“ einzuführen. Auch Krankenkassen bieten hierzu (meist) kostenfreie Angebote an.

6. Erreichbarkeit kanalisieren

Bei Abwesenheit können Telefone auf die Zentrale oder Kolleg:innen umgestellt werden anstatt auf das Diensthandy. Das E-Mail Postfach kann so eingestellt werden, dass eingehende Nachrichten gesammelt und nur einmal pro Stunde angezeigt werden. Weiterhin können Absprachen über die Beantwortung von E-Mails und ihre Dringlichkeit getroffen werden.

Diese Tipps unterstützen die Mitarbeitenden, sodass die Abwesenheitsquote, die häufig zu Produktivitätsverlusten im Unternehmen führen, langfristig gesenkt werden können.

Zahlen Sie auch für eine Leistung, für die Sie nichts bekommen?

Ein Blick in die Statistik zeigt: Die Schätzung der volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit liegen laut BAuA im Jahr 2020 bei 87 Milliarden Euro. Der Verlust an Arbeitsproduktivität (Ausfall an Bruttowertschöpfung) beträgt 144 Milliarden Euro. Dies sind enorme Kosten für die Unternehmen und hier gilt es, dauerhaft Fehlzeiten zu reduzieren.

Quelle: BAuA, volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2017 und 2020

Das Präventionspotenzial groß!

In den letzten Jahren ist bereits viel passiert. Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) hat sich stetig weiterentwickelt. Vor allem in großen Unternehmen ist die betriebliche Gesundheitsförderung fester Bestandteil in der Unternehmensführung. Mittlerweile gibt es viele gesundheitsfördernde Maßnahmen für Beschäftigte. Es ist erwiesen, dass durch gesundheitsfördernde Angebote ein Return von 2,7 erreicht werden kann. Schaut man sich die Zahlen an, so ist das Präventionspotenzial groß.

Die Pandemie hat diese Entwicklung ins Stocken gebracht. Gerade werden die ersten Angebote in den Unternehmen wieder belebt. Das ist auch dringend notwendig, denn es zeigen sich zunehmend die Auswirkungen auf Körper und Psyche vor allem auch für die Mitarbeitenden im Homeoffice.

Mit dem Phänomen „Zoom-Fatigue“ haben sich bereits Wissenschaftler beschäftigt und in einer Studie wurden vor allem psychische Symptome wie Konzentrationsstörungen, Ungeduld und fehlende Balance genannt. Diese ersten Warnzeichen können längerfristig zu langen Fehlzeiten führen.

Laut dem Fehlzeitenreport der AOK haben die psychischen Erkrankungen inzwischen Platz 2 eingenommen. Sie machen gemeinsam mit den Muskel-Skelett-Erkrankungen bereits 1/3 der Erkrankungen aus. Die psychischen Erkrankungen führen zudem zu langen Ausfallzeiten: In der Regel dauert ein Fall 30,3 Tage und damit doppelt so lange wie der Durchschnitt.

Viele Faktoren beeinflussen den Krankenstand

Gesunde Arbeitsbedingungen im Unternehmen helfen, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu verringern oder zu vermeiden. Auch ein gesundheitsförderliches Verhalten der Mitarbeiter:innen trägt dazu bei. Ein gutes Betriebsklima hält größeren Krisen stand. Kolleg:innen sind eher bereit, Mehrarbeit durch krankheitsbedingte Fehlzeiten zu kompensieren. Eine gesunde Führung ist ein weiterer wichtiger Baustein für gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen.

Kosten durch Fehlzeiten

Unternehmen ermitteln die Fehlzeiten und diese sind in der Analyse eine wichtige Kennzahl, um zu sehen, wie es um die Gesundheit der Mitarbeitenden im Unternehmen steht. Was viele nicht genau abschätzen können, sind Kosten, die für die Ausfallzeiten entstehen.

Mit unserem Produktivitätsrechner können Sie ermitteln, welche Kosten Ihnen durch Arbeitsunfähigkeit in Ihrem Wirtschaftszweig entstehen*. Liegen die Zahlen im Anschluss vor, können gezielt Maßnahmen ergriffen werden, um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren.

Hier können Sie unseren Produktivitätsrechner anfordern.

Für die Ermittlung der Kosten gehen Sie folgt vor:

* Basis ist die Schätzung der BAuA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin). Diese ermittelt die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit. In unserer Rechnung werden die Bruttowertschöpfungsausfälle (Verlust an Arbeitsproduktivität) durch Arbeitsunfähigkeit ermittelt.

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Kosten für Präsentismus doppelt so hoch wie für Absentismus.

Hohe Fehlzeiten: Unternehmen kümmern sich zu wenig.

Zähne zusammenbeißen und durch?

Es ist Herbst 2021 und wir steuern auf den nächsten „Pandemie Winter“ zu. Nachdem wir uns im Sommer in Sicherheit wähnten, schnellen die Zahlen wieder nach oben. Die Belastungen für die Mitarbeiter*innen steigen und die Dauer der Fehltage aufgrund von psychischen Erkrankungen erreichen Höchststände. Unternehmen stehen in der Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen zu erhalten.

Längere Arbeitsunfähigkeitszeiten in der Pandemie

Unter den 15,6 Millionen AOK-Mitgliedern zeigt sich, dass der Krankenstand insgesamt gesunken ist, im Vergleich zu vor der Pandemie. Allerdings fielen die Ausfallzeiten deutlich länger aus. So fehlten Mitarbeiter*innen in der Pandemie aufgrund von psychischen Erkrankungen im Schnitt vier Tage länger. ¹

Laut DAK Gesundheitsreport sind die Fehltage aufgrund von psychischen Erkrankungen in den letzten in den letzten 10 Jahre deutlich um 56 Prozent gestiegen.²

Nach der Pandemie wird ein weiterer deutlicher Anstieg erwartet. Die Auslöser für psychische Erkrankungen sind vielfältig und lassen sich schwer eingrenzen. Welche Faktoren tragen zum hohen Anstieg bei?

Entgrenzung der Arbeit

Viele Mitarbeiter*innen arbeiten im Homeoffice. Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung hat ergeben, dass für 60 % der Befragten die Grenzen zwischen Arbeit, Freizeit und Homeoffice immer mehr verschwimmen. Das kann im ungünstigsten Fall zu einer „ständigen Erreichbarkeit“ führen. Überlange Arbeitszeiten und fehlende Ruhepausen schaden der psychischen und physischen Gesundheit (Polzer/Seiler 2014).³ Oftmals spielt auch der private Bereich eine Rolle und dies vor allem in der jetzigen Situation in der Pandemie mit Zusatzbelastungen im Homeoffice, Kinderbetreuung, etc.

Klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitern wirken der Entgrenzung entgegen. Eine Betriebsvereinbarung oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag bringen Klarheit. Auch Absprachen innerhalb des Teams über Erreichbarkeiten wirken der Entgrenzung von Arbeit und Privatleben entgegen. Die Studie „Orts- und Zeitflexibles Arbeiten“ mit Praxiswissen Betriebsvereinbarungen von Sandra Mierich, liefert hierzu wertvolle Hinweise.

Schlechte Führung

Die Führungskräfte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn es um die psychischen Belastungen am Arbeitsplatz geht. Oftmals haben Führungskräfte ein sehr gutes fachliches Wissen, was oft fehlt sind Fähigkeiten auf der Beziehungsebene. Defizite wirken sich auf die Arbeitszufriedenheit und Anwesenheit der Mitarbeitenden aus. Ein toxisches Führungsklima belastet, kann zur inneren Kündigung oder gar zur Kündigung im Unternehmen führen. Eine Nachbesetzung von Mitarbeitern kostet den Unternehmen bis zu dem 1,5-Fachen des Jahresgehalts. Die häufigsten Austrittsgründe sind schlechte Führung (19 %), zu wenig Gehalt (18 %), geringe Aufstiegsmöglichkeiten (17 %).³

Fachkräftemangel

Laut einer aktuellen Studie der Bertelsmann-Stiftung ist der Fachkräftemangel deutlich größer als 2020 angenommen. Anstatt wie angenommen 54 % sind nach der aktuellen Studie 64 % der Unternehmen betroffen. Es fehlt vor allem an Personal mit abgeschlossener Berufsausbildung. Hier sind 48 % der Unternehmen betroffen .⁴Die Folge: Die Arbeit wird auf immer weniger Schultern verteilt und die Fehltage wegen Arbeitsüberlastung erreichen Höchststände.

Verdichtung der Arbeit

Das Arbeitsaufkommen hat sich in den letzten Jahren enorm verdichtet. Gemäß des „DGB-Index Gute Arbeit 2012“ geben über 60 % der Beschäftigten an, immer mehr Aufgaben in der gleichen Zeit bewältigen zu müssen.⁵ Die WSI-Betriebsrätebefragung 2019 hat ergeben, dass in nahezu allen Branchen die zu bewältigende Arbeitsmenge gestiegen ist:

Entwicklung der Arbeitsbedingungen in den Betrieben in den letzten zwei Jahren. — Quelle: WSI-Betriebsrätebefragung 2019, eigene Grafik

Insgesamt sind sowohl die quantitativen als auch qualitativen Arbeitsanforderungen gestiegen.⁶

Wie können Unternehmen und Organisationen gegensteuern?

Vorsorge ist besser als Nachsorge: Es gilt Belastungen gezielt aufzudecken, z. B. anhand von Befragungen. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen setzt genau dort an: Handlungsfelder wie Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, Arbeitsumgebung und soziale Beziehungen werden genauestens unter die Lupe genommen. Damit können Belastungen frühzeitig aufgedeckt werden, bevor Belastungen und in Folge lange Fehlzeiten entstehen. Führungskräfte Trainings verbessern die Führungsqualität auf der Beziehungsebene.

Möchten Sie wissen, wie gesund Sie führen?

Dieser anonyme Selbstcheck⁷ bietet erste Anhaltspunkte, inwieweit Führungskräfte einen gesundheitsförderlichen Führungsstil pflegen. Sie bekommen das Ergebnis sofort angezeigt.

Quellen:

¹https://www.wido.de/news-events/aktuelles/2021/fehlzeiten-report-2021/

²DAK-Gesundheitsreport 2021

³https://www.boeckler.de/pdf/p_wsi_report_65_2021.pdf

⁴ https://www.karriere.at/blog/fluktuationskosten-studie.html

⁵https://www.kofa.de/service/news/detailseite/news/fachkraeftemangel-groesser-als-erwartet

⁶Psychische Belastungen in der Arbeitswelt 4.0, Poppelreuter / Mierke

⁷Enwickelt von Dr. Anne Katrin Matyssek do-care!

Digitaler Stress: The next normal?!

Die Kehrseite von Homeoffice: Entgrenzung von Arbeit und Privatleben

Das Thema „Homeoffice“ ist in aller Munde und im Netz finden sich dutzende Themen. Gerade wurde die Verpflichtung für Unternehmen, verlängert. Ob Homeoffice-Pflicht, Gesundheit im Homeoffice, Seminare zum Homeoffice, mittlerweile gibt unzählige Workshops und Coachings, usw. Damit steigt unweigerlich der der digitale Stress. Aber was ist digitaler Stress und wie wirkt er sich auf die Beschäftigten aus? Diesem Thema möchte ich in diesem Blogbeitrag nachgehen.

Mehr als 10,6 Millionen MitarbeiterInnen arbeiteten laut Bitkom Research am Anfang der Pandemie ausschließlich im Homeoffice. Was auf der einen Seite ein Segen ist, da MitarbeiterInnen produktiver arbeiten und zufriedener sind, birgt es auf der anderen Seite das Risiko, dass Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen.

Für ein Homeoffice spricht die Entlastung durch den Wegfall des Arbeitsweges, den Zeitgewinn und Stressreduzierung, wenn weite Strecken mit dem Auto zurückgelegt werden müssen. Die flexiblere Gestaltung der Arbeitszeit und mehr Handlungsspielraum bei der Erledigung der Aufgaben. Auf der anderen Seite besteht eine Doppelbelastung, gerade dann, wenn kleinere Kinder im Haushalt leben, die Eltern zusätzlich betreut werden müssen. Die die soziale Isolation, durch die starke Kontaktbeschränkungen ist ebenso belastend. Neben dem Alltagsstress entsteht durch die Arbeit und immer weitere Entgrenzung zum Privaten „digitaler Stress“.

Was ist digitaler Stress?

Digitaler Stress beschreibt den Zustand, der bei erhöhter psychischer und physischer Aktivierung aufgrund eines fehlenden Ausgleichs zwischen Belastung und der individuellen Voraussetzungen entsteht. In der Studie „Gesund digital arbeiten?!“ (Gimpel et al., 2019) wurden insgesamt zwölf verschiedene Belastungsfaktoren bei der Arbeit mit digitalen Medien und Technologien identifiziert.

Bei den etwa 5000 Befragten wurden Leistungsüberwachung, der Eingriff in die Privatsphäre (Gläserne Person) und die Unzuverlässigkeit digitaler Medien als die am stärksten belastenden Faktoren genannt. Am wenigsten belastend wurden Jobunsicherheit oder mangelnde Erfolgserlebnisse als digitaler Stress wahrgenommen.

Belastungsfaktoren digitaler Arbeit

Abb. Belastungsfaktoren und prozentualer Anteil von Beschäftigten, die von einer starken Ausprägung berichten (Gimpel et al., 2019)

Eine Erläuterung der Belastungsfaktoren findet sich hier.

Ein Beispiel für einen Zusammenhang einzelner Faktoren ist, dass Befragte mit höherer Medienkompetenz von hohem digitalem Stress in Bezug auf Unzuverlässigkeit, Leistungsüberwachung, Nichtverfügbarkeit und Gläserne Person berichten. Befragte, die in Unternehmen mit einer unterstützenden Unternehmenskultur arbeiten, berichten von geringem digitalem Stress in Bezug auf Unzuverlässigkeit, Überflutung und Gläserne Person.

Folgen vom digitalen Stress

Dauerhafter digitaler Stress führt zu verminderter Arbeitsfähigkeit und -zufriedenheit. Digitaler Stress steht im Zusammenhang mit einer erhöhten Erschöpfung sowie mit stärkeren Problemen bei der Arbeit abzuschalten. Das Resultat ist eine verminderte Arbeitsleistung. Zu den häufigsten spezifischen Gesundheitsbeschwerden zählen Muskel-Skelett-Erkrankungen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen und psychische Erkrankungen.

Bewältigungsstrategien von digitalem Stress

Die Auswirkungen von Stress hängen im Allgemeinen von den individuell andauernden Strategien ab, die eine Person zur Bewältigung der belastenden Situation einsetzt (Lazarus & Folkmann, 1984). In der Studie wurde untersucht, ob dies auch bei digitalem Stress gilt. Folgende Bewältigungsstrategien wurden von den Befragten am häufigsten genannt:

1. Die Dinge von der positiven Seite betrachten
2. Aktiv handeln, um die Situation zu verbessern
3. Die Dinge mit Humor nehmen
4. Sich einen Plan überlegen
5. Lernen, mit der Situation zu leben

Es zeigte sich, dass Beschäftigte, die unterschiedliche Verhaltensweisen zur Bewältigung einsetzen, ihre Gesundheit besser einschätzen als diejenigen, die nur wenig Strategien anwenden. Dies gilt ebenso für die Arbeitsfähigkeit. Damit trägt eine die Gestaltung der Arbeit (Arbeitstätigkeit, Arbeitsumgebung, Arbeitsorganisation, Arbeitsmittel, soziale Zusammenarbeit) zu einer Reduzierung des digitalen Stresses bei.

Eine gesundheits- und leistungsfördernde Arbeitsgestaltung bietet in Zeiten zunehmender Digitalisierung Vorteile für die Unternehmen und Beschäftigte. Gesundheit am Arbeitsplatz ist entscheidend: Unternehmen können ihre Wettbewerbsfähig erhalten und attraktive Arbeitsplätze bieten. Beschäftigte können auch (weiterhin) digital gesund arbeiten.

Wie können Unternehmen digitalen Stress ihrer Beschäftigten reduzieren?

Eine Möglichkeit, sich diesem Thema zu nähern, ist die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, um potenzielle Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz und im Homeoffice gezielt aufzuspüren und durch entsprechende Maßnahmen zu beseitigen. Hierfür können bereits existierende valide Fragebögen verwendet, werden, die entsprechend angepasst an die Bedingungen im Homeoffice, z. B. Online verschickt und ausgewertet werden. Zusätzlich oder alternativ liefern Online- oder Live-Workshops wertvolle Hinweise und Lösungen zur sofortigen Umsetzung und Reduktion von digitalem Stress.

Quelle: Gimpel, Henner; Berger, Michelle; Regal, Christian; Urbach, Nils; Kreilos, Mathias; Becker, Julia; Derra, Nicholas Daniel (2020). Belastungsfaktoren der digitalen Arbeit. Eine beispielhafte Darstellung der Faktoren, die digitalen Stress hervorrufen. Augsburg: Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT. https://doi.org/10.24406/fit-n-581

Download Studie „Gesund und digital arbeiten“

Old School: Hat die alte Führung ausgedient?

Schon jetzt in der Krise zeigt sich, dass zukünftig andere Führungskompetenzen erforderlich sind: Moderation statt Kontrolle, Freiräume statt Restriktionen sind die Zauberworte eines modernen Führungsstils. All dies erfordert eine zentrale Variable: „Vertrauen“. Die Frage ist, wo stehen wir heute und wie können Führungskräfte leistungsstarke Teams auf Distanz führen?

Homeoffice Anteil steigt um 23 Prozent

In der Zeit vor Corona war Homeoffice für viele Unternehmen undenkbar. Das hat sich grundlegend geändert. Laut einer aktuellen ZEW Konjukturumfrage liegt der Anteil der MitarbeiterInnen, die mehr als die Hälfte der Zeit im Homeoffice arbeiten, zurzeit bei 27 Prozent. Vor der Krise waren es nur 4 Prozent.

Der Erfolg der Unternehmen im 21. Jahrhundert hängt von einem neuen System ab – dem „Broaden-and-Build“-Modus positiver Emotionen. Dieser ermöglicht es, komplexe Probleme zu lösen und kooperative Beziehungen zu fördern. Positive Emotionen wie Vertrauen, Neugier und Inspiration helfen, psychologische, soziale und physische Ressourcen aufzubauen.

Wenn sich ein Arbeitsplatz herausfordernd, aber nicht bedrohlich anfühlt, können Teams den Modus „Erweitern und Aufbauen“ beibehalten. Dies ruft Vertrauen und vertrauensbildendes Verhalten hervor. Führung und Vertrauen sind untrennbar miteinander verbunden und bilden die Basis der Führungskompetenz.

Vertrauen statt Kontrolle

Kontrolle verlangsamt Prozesse: Wird beispielsweise im Unternehmen ein neues Bestellwesen eingeführt und eine zweite Freigabeinstanz eingeführt, kommt es häufig zu Verzögerungen im Bestellvorgang. MitarbeiterInnen warten auf Freigabe für ihre Bestellungen und werden zunehmend demotivierter und unzufriedener.

Ein Umfeld von Kontrolle, wenig Informationsfluss, kaum Feedback, mangelnde Interaktion zwischen Führungskräften, Teams und Mitarbeitern anderer Abteilungen führen zu Konflikten und hoher Unzufriedenheit und ist zum großen Teil auf mangelndes Vertrauen zurückzuführen.

Jack Welch, ehemaliger CEO von General Electric, hat dazu folgendes gesagt:

„Mein Job ist weniger die Kontrolle als vielmehr die Ermutigung und die Übergabe von Macht an Leute mit Träumen und Visionen.“

In 6 Schritten mehr Vertrauen und psychologische Sicherheit erreichen:

1.	Kollaboration statt Konflikte
	Vermeiden von Konflikten, um Kampf-oder-Flucht-Reaktion auszulösen. Stattdessen die Frage: Wie kann ein für beide Seiten wünschenswertes Ergebnis erzielt werden?
2.	Menschlichkeit als Basis
	Von Mensch zu Mensch sprechen und die universellen Bedürfnisse eines jedes Teams erkennen: Respekt, Kompetenz, sozialer Status und Autonomie. Bei Konflikten daran erinnern, dass die andere Partei ebenso danach strebt, glücklich davon zu gehen.
3.	Reaktionen antizipieren und Gegenmaßnahmen planen
	Im Voraus überlegen, wie das Team auf Nachrichten reagieren wird, hilft sicherzustellen, dass der Inhalt gehört wird und nicht als Angriff wahrgenommen wird.
4.	Neugierde statt Schuldzuweisungen
	Neugierde zeigen und eine lernende Haltung einnehmen, anstatt Schuldzuweisungen und Kritik zu üben.
5.	Feedback
	Nachfragen im Team, wie die Informationen angekommen sind, schafft Vertrauen und ermöglicht stetige Verbesserung der eigenen Kommunikationsfähigkeiten.
6.	Psychologische Sicherheit messen
	Das Team regelmäßig fragen, wie es sich fühlt und wie die Sicherheit erhöht werden kann. Durchführung von regelmäßigen Umfragen zur Messung der psychologischen Sicherheit.

Wenn Führungskräfte in ihrem Team ein Gefühl der psychologischen Sicherheit schaffen, können sie ein höheres Maß an Engagement, mehr Motivation zur Lösung schwieriger Probleme, mehr Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten und bessere Leistungen erwarten.

Diese Fertigkeiten können Führungskräfte im Seminar „Gesund führen – sich und andere“ erlernen.

Quellen:

https://hbr.org/2017/08/high-performing-teams-need-psychological-safety-heres-how-to-create-it

Vertrauen, die Führungsstrategie der Zukunft, Wolfram Schön, Springer Gabler Verlag

Weiterführende Literatur:

1. Vertrauen, die Führungsstrategie der Zukunft, Wolfram Schön,
Springer-Gabler Verlag
2. Vertrauen entscheidet, Antje Heimsoeth, Haufe Verlag
3. Gesunde Führung in der VUKA Welt: Orientierung, Entwicklung
und Umsetzung in die Praxis, Ruth Maria Sarica, Fachbuch Haufe Verlag